Son zamanlarda ihalelerde karşımıza çıkan sorunlardan bir tanesidir bu konu. Açıklığa getirmeye çalışacağım.
Şartnamelerde yeterlilik kriteri olarak teklif edilen ürünlerin katalogları istenilmektedir. Fakat maalesef idari şartnamenin ilgili kısımlarına gerekli açıklamalar veya bilgiler eklenmediği için bu katalogların ne şekilde verileceği istekli firmalar tarafından net bir şekilde anlaşılamamaktadır.
Eğer bir ihalede katalog / broşür isteniyorsa ilk yapmanız gereken idari şartnamenin 7.9.1 maddesine bakmak olmalı. Bu maddede evrakların hangi dilde verileceği yazmaktadır.
"Teklifi oluşturan bütün belgeler ve ekleri ile diğer doküman Türkçe olacaktır. Başka bir dilde sunulan belgeler, Türkçe onaylı tercümesi ile birlikte verilmesi halinde geçerli sayılacaktır. Bu durumda teklifin veya belgenin yorumlanmasında Türkçe tercüme esas alınır. Tercümelerin yapılması ve tercümelerin tasdiki işleminde ilgili maddedeki düzenlemeler esas alınacaktır." şeklinde bir ibare yer almaktadır. Eğer ihaleyi açan kurum bu maddenin altına söz konusu katalog ve dokümanların orjinal dillerinde verilmesine izin verdiğini belirten bir ibare eklemedi ise Türkçe haricinde herhangi bir dilde sunulan kataloglar ihaleden elenmenize sebep olacaktır.
"Teklifi oluşturan bütün belgeler ve ekleri ile diğer doküman Türkçe olacaktır. Başka bir dilde sunulan belgeler, Türkçe onaylı tercümesi ile birlikte verilmesi halinde geçerli sayılacaktır. Bu durumda teklifin veya belgenin yorumlanmasında Türkçe tercüme esas alınır. Tercümelerin yapılması ve tercümelerin tasdiki işleminde ilgili maddedeki düzenlemeler esas alınacaktır." şeklinde bir ibare yer almaktadır. Eğer ihaleyi açan kurum bu maddenin altına söz konusu katalog ve dokümanların orjinal dillerinde verilmesine izin verdiğini belirten bir ibare eklemedi ise Türkçe haricinde herhangi bir dilde sunulan kataloglar ihaleden elenmenize sebep olacaktır.
Bu katalogların tercüme işlemleri yine idari şartnamenin 7.7.5. maddesinde yazıldığı koşullarda sağlanmalıdır.
İhaleye katılan istekli firmalar genellikle bu konuyu atlamaktadırlar veya yüksek noter maliyetlerine katlanmak istememektedirler. Girdiğiniz ihalelerde bu durum bugüne kadar başınızı ağrıtmamış olabilir fakat karşınıza sorun olarak çıkmayacağının bir garantisi bulunmamaktadır. Veya yukarıda bahsettiğim noktalara dikkat ederek rakibinize karşı bir koz yakalamanızda mümkün olabilir. Bunuda göz ardı etmemenizi tavsiye ederim.
Özetle 7.9.1 maddesinde bir istisna yapılmamışsa sunulan katalog ve broşürler Türkçe olmak zorundadır. Orjinali yabancı dilde olan katalogları yeminli bir tercüme bürosuna tercüme yaptırmalısınız ve noter onayını sağlamalısınız. Eksiksiz bir dosya hazırladığınızda rakiplere karşı güç kazanmış ve ihaleyi alma konusunda büyük bir adım atmış olursunuz.