Sözleşme İmzalama Koşulları ve Sözleşme Evrakları

KİK'e tabi olan kurumların sözleşmeleri yine belli kurallar çerçevesinde ve bazı evraklara göre imzalanmaktadır. Gerekli şartları eksiksiz yerine getirmeniz gerekmektedir. İstenilen belgeleri eksiksiz tamamlamanız gerekmektedir ve son tarihe kadar sözleşme imzalanması gerekmetkedir.

Buna göre;

İhaleyi yapan kurumdan Sözleşmeye Davet yazısı tarafınıza tebliğ edildiği tarihten itibaren (postaya verildiği günden itibaren 7'inci gün tebliğ tarihi sayılmaktadır.İadeli taahhütlü gönderilen evraklarda evrakın tarafınıza teslim edildiği tarih tebliğ tarihi olarak sayılmaktadır. Şayet ihaleye girerken teklif mektubunuzda faks veya e-mail ile tebliği kabul etti iseniz de bu şekilde yapılan tebliğlerin tarihi sözleşme tarihinin başlangıcı sayılacaktır) 10 gün içerisinde sözleşme imza edilmesi gerekmetkedir.

Sözleşme yapılabilmesi için sözleşme bedelinin %6'sı kadar Kesin Teminat verilmesi gerekmektedir. Yoğun olarak tercih edilen teminat verme şekli banka teminat mektuplarıdır. Kesin Teminat mektubunun tarihini hesaplarken ihalenin sözleşme teslim süresi, muayene süresi, kabul süresi ve fatura süresi ortalama olarak hesaplanır. Bu tarihin üzerine ihalenin garanti süresi eklendir ve kesin teminat mektubu bu tarihe kadar geçerli olacak şekilde düzenlenir.

Yeterlilik Kriteri Olarak Personel Durumuna İlişkin Belgelerin İstenilmesi

Bazı idareler ihalelerde yeterlilik kriteri olarak firmanın bünyesinde bulunan personellere ilişkin düzenlemeler yapmaktadır. Personellerin sertifikasyonu, mezuniyetleri hatta geçmişe yönelik tercrübelerine istinaden evraklar istenmektedir.

Kamu İhale Kanununa göre kesinlikle yanlış bir uygulamadır. İhale Uygulama Yönetmeliklerinde bu nokta açıkça belirtilmiştir. Aşağıda Mal Alımları İhale Uygulama Yönetmeliğinin ilgili maddesini paylaşıyorum. Referans olarak alınabilir.

Bir ihalede karşınıza bunun gibi bir yeterlilik kriteri çıkar ve sizin personel yapınıza uygun olmazsa itiraz ile maddenin iptal edilmesini sağlayabilirsiniz.

İhalelere Yönelik Başvurular veya İtirazlar

4734 sayılı Kamu İhale Kanununun 54'üncü maddesinde itiraz ve başvurular için;

"İhale sürecindeki hukuka aykırı işlem veya eylemler nedeniyle bir hak kaybına veya zarara uğradığını veya zarara uğramasının muhtemel olduğunu iddia eden aday veya istekli ile istekli olabilecekler, bu Kanunda belirtilen şekil ve usul kurallarına uygun olmak şartıyla şikayet ve itirazen şikayet başvurusunda bulunabilirler."

şeklinde belirtilmiştir.

Başvurular / itirazlarla ilgili olarak ilk önce nasıl yapılması gerektiğinden bahsetmeliyiz.

Şikayet başvuruları idareye, itirazen şikayet başvuruları Kuruma hitaben yazılmış imzalı dilekçelerle yapılır.

Dilekçelerde aşağıdaki hususlara yer verilir:

a) Başvuru sahibinin, varsa vekil ya da temsilcisinin adı, soyadı veya unvanı ve adresi.

b) İhaleyi yapan idarenin ve ihalenin adı veya ihale kayıt numarası.

c) Başvuruya konu olan durumun farkına varıldığı veya bildirildiği tarih.

d) Başvurunun konusu, sebepleri ve dayandığı deliller.

e) İtirazen şikayet başvurularında idareye yapılan şikayetin ve varsa şikayete ilişkin idare kararının bildirim tarihi.

İhale Dosyasının Şekil Bakımından Uygunluğu

Birçok firma bu konuda ihalelerde sıkıntı yaşamaktadır. En son katıldığım bir ihalede dünyaca ünlü büyük bir yurtdışı menşeili firma uygun zarflama yapmadığından ihale dışı bırakıldı. Dosyası hiç alınmadı ve kendisine iade edildi.

KİK'de bildiğimiz gibi şekilcilik çok çok önemli ve zorunluluk haline gelmiş durumda. İhale dosyamızda hazırladığımız tüm evrakları uygun kurallara göre zarflamalıyız ve kuruma o şekilde sunmalıyız.

Sırası ile;

Yabancı Dilde Katalog / Broşür Elenme Sebebimidir?

Son zamanlarda ihalelerde karşımıza çıkan sorunlardan bir tanesidir bu konu. Açıklığa getirmeye çalışacağım.

Şartnamelerde yeterlilik kriteri olarak teklif edilen ürünlerin katalogları istenilmektedir. Fakat maalesef idari şartnamenin ilgili kısımlarına gerekli açıklamalar veya bilgiler eklenmediği için bu katalogların ne şekilde verileceği istekli firmalar tarafından net bir şekilde anlaşılamamaktadır.

Eğer bir ihalede katalog / broşür isteniyorsa ilk yapmanız gereken idari şartnamenin 7.9.1 maddesine bakmak olmalı. Bu maddede evrakların hangi dilde verileceği yazmaktadır.

İhalelerde İş Ortaklığı

Gerçek veya Tüzel kişiler ihalelere bir veya birden fazla ortakla birilikte katılım sağlayabilirler. İş ortaklıklarında ortaklığın üyeleri ihaleye karşı hak ve sorumlulukları birlikte yerine getirirler. İş ortaklıkları her türlü ihaleye teklif verebilmektedir. Konsorsiyum gibi bazı ihalelere girmeleri kanunen engel teşkil etmemektedir.

İş ortaklığında ihale sırasında bir iş ortaklığı beyannamesi düzenlenir. Bu beyannamede ortakların kimler olduğu, pilot ortağın kim olduğu ve ortaklık oranları yer almaktadır.

İş ortaklığında şayet ihale bırakılırsa sözleşme aşamasında noter onaylı bir iş ortaklığı sözleşmesi beyan etmesi istenmektedir. Bu sözleşmede işi her iki ortağında sorumluluklarını yerine getirmesi, her iki ortağında ihaleye karşı aynı derecede sorumlu oldukları belirtilir. Pilot ortağın iflası, kapanması vs. gibi durumlarda diğer ortaklar işi devam ettirmek zorundadırlar.

28 Kasım 2013 tarihli Resmi Gazetede Yayınlanarak İhale Uygulama Yönetmeliklerinde Değişiklik Yapılmıştır.

ÇERÇEVE ANLAŞMA İHALELERİ UYGULAMA YÖNETMELİĞİNDE

DEĞİŞİKLİK YAPILMASINA DAİR YÖNETMELİK

MADDE 1 – 4/3/2009 tarihli ve 27159 Mükerrer sayılı Resmî Gazete’de yayımlanan Çerçeve Anlaşmaİhaleleri Uygulama Yönetmeliğinin 1 inci maddesinin ikinci fıkrasının (a) bendinin sonuna “elektrik, doğalgaz, petrolürünleri ve sıvılaştırılmış petrol gazı ürünleri, her türlü kimyasal gaz ve madde,” ibaresi ile aynı fıkranın (b) bendinin sonuna “elektronik haberleşme hizmetleri, arama amaçlı sondaj hizmetleri,” ibaresi eklenmiştir.

MADDE 2 – Aynı Yönetmeliğin 5 inci maddesinin birinci fıkrasının (c) bendinin sonuna aşağıdaki cümle eklenmiştir.

“Ancak iş artışı yapılması, mücbir sebep veya idareden kaynaklanan nedenlerle süre uzatımı verilmesi hallerinde ya da gecikme cezasının uygulandığı durumlarda münferit sözleşmenin ifası çerçeve anlaşma süresi aşılarak gerçekleştirilebilir.”

MADDE 3 – Aynı Yönetmeliğin 23 üncü maddesinin üçüncü fıkrasında yer alan “istekliler” ibaresi yürürlükten kaldırılmış ve aynı fıkradaki “edebilir” ibaresi “edilebilir” şeklinde değiştirilmiştir.